УПАТСТВО за работа на Секторот за комерција и јавни набавки и за процедури поврзани со јавните набавки во ЈП Македонска радиотелевизија

29.01.2016 16:34

 

У П А Т С Т В О

за работа на Секторот за комерција и јавни набавки

   и за процедури поврзани со јавните набавки во

ЈП Македонска радиотелевизија

 

Скопје, Јуни 2013 година

 

Врз основа на член 138 став 1 алинеја 9 и  од Законот за радиодифузна дејност (Службен весник на РМ бр.100/05, 19/2007, 103/2008, 6/2010, 97/2011 и 13/2012) и член 46 став 1 алинеја 9  и 11 од Статутот на ЈП МРТ, Управниот одбор на ЈП МРТ на 44-та седница одржана на 25.06.2013 година, донесе:

 

 

УПАТСТВО

за работа на Секторот за комерција и јавни набавки

                                       и за процедури поврзани со јавните набавки во

ЈП Македонска радиотелевизија

 

 

 

ОПШТИ  ОДРЕДБИ

 

Член 1

Со ова Упатство  се врши рaспределба на должностите и одговорностите во насока на намалување на ризикот од грешки, измами, непочитување на регулативата, како и ризикот од неоткривање на овие неправилности.

Со поделбата на должностите и одговорностите утврдени со ова упатство се создаваат услови да се намали одговорноста и контролата на едно лице или организациона единица да учествува во сите сите значајни фази за спроведување на постапката за јавна набавка како и поголема законитост, рационалност, отчетност, ефикасност и транспарентност во спроведувањето на истата.

 

Член 2

МРТ е должна  да обезбеди заштита на информациите кои економскиот оператор ги има означено како доверливи, особено кога станува збор за деловна тајна или права од интелектуална сопственост.

Обврските за доверливост на информациите се однесуваат и на лицата задолжени за спроведување на јавните набавки кои треба да ја почитуваат доверливоста на добиените информации до кои дошле во вршењето на зададените должности и истите да не ги употребуваат во лична корист.

 

ПЛАН ЗА ЈАВНИ НАБАВКИ

 

Член 3

            МРТ, врз основа на утврдените извори на финансирање, донесува план за јавни набавки (ПЈН) за своите вкупни потреби за набавки во тековната година по видови на стоки, услуги и работи, според Општиот поимник за јавни набавки, со кој го определува очекуваниот почеток на постапката, проценетата вредност на договорот и видот на постапката за доделување на договорот.

           Планот за јавни набавки го изготвува Одделението за планирање и реализација на буџети при Секторот за финансиско работење, а го донесува Работоводниот орган на МРТ до крајот на Јануари од тековната година.

          Работоводниот орган на МРТ, во текот на годината може да го измени и дополни годишниот план за јавни набавки, согласно со планираните и обезбедените средства за јавни набавки. 

 

ПОСТАПКА ЗА ЈАВНА НАБАВКА

 

Член 4

            По донесување на Годишниот план за јавни набавки, програмските сервиси, секторите, службите и одделенијата по утврдена потреба за реализација на одделна набавка, доставуваат писмено барање (на унифициран - определен образец) до Секторот за комерција и јавни набавки за реализација на одредена набавка. Барањето треба да биде потпишано од подносителот – нарачателот на набавката и верификувано со потпис од работниците со посебни овластувања и одговорности или раководителите на службите за ТВ и Радио продукција, ТВ техника, Логистика, Информатика и Маркетинг.

 

Член 5

             За потребата од јавна набавка одлучува  Работоводниот орган на МРТ согласно претходното писмено доставено барање од раководно лице на секторот за кое јавната набавка се однесува.

Со одлука на Работоводниот орган на МРТ, се утврдува предметот (видот) и количината/обемот на набавката, износот и изворот на средствата потребни за реализација на договорот, начинот и постапката за доделување на договорот за јавна набавка, се назначуваат претседателот и членовите на комисијата, нивниот број и нивните заменици, како и ангажирање на надворешни стручни лица, доколку е потребно.

По донесувањето на Одлуката за спроведување на предметната јавна набавка, Одделението за јавни набавки го објавува огласот на страната на Бирото за јавни набавки, како и ја врши доставата на огласот за објава во Сл. весник на РМ

 

Член 6

Ако проценетата вредност на договорот за јавна набавка, без вклучен ДДВ, е над 500.000 евра во денарска противвредност за стоки и услуги, односно 2.000.000 евра во денарска противвредност за работи, огласот за доделување на договор за јавна набавка задолжително се објавува во Службено гласило на Европската унија или во соодветна деловна публикација или технички или професионален весник кој е достапен на широката меѓународна стручна и друга јавност.

Член 7

Одделението за јавни набавки ја изготвува тендерската документација, согласно Правилникот за содржината на тендерската документација, (Сл. Весник бр.19 од 06.02.2008 год.), користејќи се со веќе изготвените модели од страна на Бирото за јавни набавки, за различни видови на постапки: отворена, ограничена, барање со прибирање понуди, конкурентен дијалог и постапка со преговарање со и без објавување оглас.

Техничката спецификација, како составен дел на тендерската документација ја изготвува подносителот на барањето за јавна набавка и ја доставува заедно со барањето.

Тендерската документација ја прикачува Одделението за  јавни набавки на ЕСЈН, а доколку економскиот оператор не може да ја симне електронски, Одделението за јавни набавки ја издава со претходно  писмено барање изготвено на меморандум од економскиот оператор кое содржи основни податоци (име на фирмата, адреса, телефонски број, е-mail и сл.).

Член 8

Лице вработено во Одделението за јавни набавки, согласно член 29-а од Законот за јавни набавки, задолжително учествува како член во комисијата за јавни набавки кај постапките за доделување на договор за јавна набавка со проценета вредност над 130.000 евра во денарска противредност за стоки и услуги и над 4.000.000 евра за работи.

Член 9

Комисијата која ја спроведува тендерската документација е должна да постапува согласно со Кодексот на однесување при спроведување на јавните набавки (Службен Весник на Република Македонија бр.13/2012)

Во постапката за доделување договор за јавна набавка, претседателот, заменикот на претседателот, членовите и замениците на членовите на комисијата за јавна набавка, како и одговорното лице потпишуваат изјава за непостоење судир на интереси која претставува дел од досието од спроведена постапка.

По спроведената постапка, Комисијата надлежна за спроведување на јавните набавки доставува писмен извештај до Работодавниот Орган за извршена евалуација односно спроведена постапка на техничките и финансиските понуди до Работоводниот орган.

            Согласно доставениот писмен извештај, Работоводниот орган на МРТ носи одлука за избор на најповолна понуда.

Член 10

Комисијата за јавни набавки го потпишува известувањето за изборот на најповолна понуда , кое се доставува во рок од три дена од донесувањето на истата.

Изготвената документација од страна на Одделението за јавни набавки се доставува преку деловниот секретар на потпис кај Работоводниот орган на МРТ, со книга за достава, заедно со комплетната оригинална документација која претходела при изготвувањето.

Одделението за јавни набавки изготвува, а Работоводниот орган на МРТ, склучува договор за јавна набавка. 

 

          ИЗВЕСТУВАЊЕ ЗА СКЛУЧЕНИ ДОГОВОР И ПОНИШТУВАЊЕ НА ПОСТАПКИ

 

Член 11

Одделението за  јавни набавки изготвува и доставува до Бирото известување за склучен договор, потпишано од страна на одговорното лице, за објавување на веб страницата на Бирото во рок од 30 дена по:

- спроведувањето на отворената постапка, ограничената постапка, конкурентскиот дијалог или постапката со преговарање со и без претходно објавување на оглас, со доделување на договор за јавна набавка или склучување на рамковна спогодба;

-  спроведувањето на конкурс за идејно решение со прогласување на најдобро рангиран учесник и

-  набавка на услуги од членот 17 став (1) алинеја 2 на овој закон, доколку проценетата вредност, без вклучен ДДВ, е над 20.000 евра во денарска противвредност.

 

Член 12

Одделението за  јавни набавки изготвува и доставува до Бирото за јавни набавки известување за поништување на постапката за доделување на договорот за јавна набавка, потпишано од страна на одговорното лице, во рок од 30 дена од денот на поништувањето на постапката, заради објавување на веб страната на Бирото.

 

Член 13

Одделението за  јавни набавки  води евиденција на постапките , како и досие на секоја постапка за јавна набавка со барање за прибирање на понуди.

Одделението за  јавни набавки изготвува и доставува примерок во електронска форма од евиденцијата на постапката со барање за прибирање на понуди до Бирото,  најдоцна до 31 јули и до 31 јануари за договори за јавни набавки склучени во претходните шест месеци.

 

 

СЛЕДЕЊЕ НА РЕАЛИЗАЦИЈАТА НА ДОГОВОРИТЕ ЗА ЈАВНИ НАБАВКИ

 

Член 14

      Следењето на реализацијата на договорите за јавни набавки го врши Одделението за комерцијални работи.

Лицата кои се задолжени за следење и реализација на договорите се обврзани, за пристигнатите фактури да обезбедат потпис од подносителите на барањата за стоки, услуги или работи, со што се потврдува дека стоката е испорачана, услугата или работата е извршена, согласно одредбите во договорот за предметната набавка.

 

Член 15

      Лицата обврзани за следење и реализацијата на договорите, за било какви отстапувања од реализацијата на договорот, веднаш составуваат записник во состав од тричлена комисија, која ќе ги отстрани настанатите отстапувања и истовремено ги известуваат непосредниот раководител и барателот на предметната набавка.

 

Член 16

     Лицето задолжено за следење на договори за Јавни набавки е должно во рок од најмалку 45  дена пред истекот на договорот да го извести непосредниот раководител, а потоа и раководителот на Секторот за состојбата и притоа да информира дали согласно планот за јавни набавки е  потребно или не е потребно отпочнување на нова постапка за јавна набавка за предметната набавка. Воедно го известува и  подносителот на барањето за предметната набавка.

 

Член 17

Одговорното лице дава налог на лице вработено во Одделението за комерцијални работи да ги организира, следи и евидентира набавките, чиј вкупен месечен износ не надминува 500 евра без ДДВ, во денарска противвредност, за кои Законот за јавните набавки не се применува.

Лицето на кого гласи налогот има обврска на документите за извршена набавка, да обезбеди потпис од барателите, веднаш да ги достави до Секторот за финансии.

Задолжително е водење на интерна евиденција по која ќе се утврдува потреба за набавка на стоки и услуги на месечно и годишно ниво и нивно усогласување со Одделението за финансии.

На лицето му се наложува оваа законска одредба да ја користи за набавки кои се јавуваат инцидентно во текот на месецот, а кои се во рамките на лимитот од 500 евра или за ситни набавки кои нема да се повторуваат во текот на годината.

Член 18

Подносителот на барање за набавка до 500 евра без ДДВ, со барањето мора да достави и минимум 3 (три) релевантни понуди за производот кој што е предмет на набавката.

Одделението за јавни набавки формира комисија од минимум 3 (три) члена и тоа:

-       Директор на заеднички функции,

-       Раководител на Сектор за комерција и јавни набавки

-       Вработен во Одделението за внатрешна ревизија.

            Комисијата ќе ја одбере најповолната и најадекватната понуда.

            На барање на комисијата, при разгледување на понудите може да присуствува и подносителот на барањето за предметната набавка.

            Комисијата составува записник за избор на најповолен добавувач и истиот е составен дел од целата документација поврзана со предметната набавка.

 

 

ДОСИЕ ЗА ЈАВНА НАБАВКА

 

Член 19

Сите предмети за завршени постапки на јавна набавка се чуваат во посебна просторија на МРТ, определена за таа намена. Работоводниот орган на МРТ овластува повеќе лица вработени во Одделението за јавни набавки, кои ќе имаат пристап до предметите и ќе бидат одговорни за нивна заштита и правилна употреба.

 

Член 20

Пристап до предметите за веќе завршена постапка за јавна набавка може да имаат и други лица вработени во МРТ, по претходно официјално доставено барање до Одделението за јавни набавки, поднесено од страна на нивниот секторски раководител, односно од претседател на комисија, со потпис за одобрување на образецот, од страна на одговорното лице

 

Член 21

Пристап, односно увид во досиеата за постапки на јавни набавки кои се во тек или се завршени имаат и лица, односно институции на кои со Закон им е определено правото.

За чување на досиеата за постапки на јавна набавка кои се во тек е одговорна  Комисијата за јавната набавка.

 

Член 22

Приемот и доставата на документација поврзана со работата на  Секторот за комерција и јавни набавки се уредува во самиот сектор и се води во деловодник на Секторот за комерција и јавни набавки . (Образец 1).

 

ПРЕОДНИ  И  ЗАВРШНИ ОДРЕДБИ

 

Член 23

Со донесувањето на ова УПАТСТВО престанува да се применуваат ПРАВИЛАТА за уредување на постапката за јавни набавки број 02-2396/1 од 24.03.2009 год.

                                                                                 

Член 24

Ова Упатство влегува во сила осмиот ден од денот на објавувањето на огласната табла на МРТ.

                                                                                                                

 

 

  Управен одбор на МРТ

                                                                                                Претседател

                                                                                                Дарко Стефановски