ПРАВИЛНИК движење и постапување со финансиска документација
Врз основа на член 141,став 1,алинеа 8 и алинеа 11 од Законот за радиодифузна дејност (Сл.весник на РМ бр.100/05, 19/07, 103/08, 152/08, 06/10, 145/10, 97/11, 13/12) и член 46, став 1, точка 9 и точка 11 од Статутот на ЈП МРТ, Управниот одбор на МРТ на 33-та седница одржана на 14.12.2012 год,донесе
П Р А В И Л Н И К
За движење и постапување со финансиска документација
I.ОПШТИ ОДРЕДБИ
I.1) Со овој Правилник се уредува постапката за движење на целокупната финансиска документација во ЈП МРТ.
I.2) Движењето на финансискиот документ од еден до друг извршител се следи задолжително. (прилог 1 на ова упатство)
При примопредавањето на финансиската документација, задолжително се внесува датумот на примопредавањето на документот со потписи од лица кои го вршат примопредавањето на истите.
II.ПОСЕБНИ ОДРЕДБИ
II.1) Постапка за реализација на влезни фактури
Влезните фактури се примаат во Архивата на МРТ каде се архивираат во книга. Потоа со доставна книга се доставуваат до Раководителот на Одделението за комерција при Секторот за комерција и јавни набавки на МРТ. Непосредниот извршител (вработен) во наведеното одделение во рок од 3(три) работни дена ја утврдува техничката исправност на фактурата, обезбедува параф на истата од лицата наведени во Прилог 1 на ова упатство, прибира пропратна документација по истата (барање, договор,цврста нарачка,извештај, понуди и слично).
II.1.1.) Реализација на влезни фактури од земјата и странство-стока, услуга и работи по склучени договори за Јавна набавка
Архивски евидентираната фактура уредно парафирана од крајниот корисник на предметната набавка се проследува со задолжителната пропратна документација:
- Копија од заверен договор за Јавна набавка
- Налог за исплата (интерен документ-прилог 2 на овој правилник)
- Копија од резидентен статус за странско правно лице (Закон за данок на добивка Сл.весник на РМ 80/93, 33/95, 43/95, 71/96, 5/97, 28/98, 11/2001, 2/2002, 44/2002,51/2003,120/2005,139/2006,160/2007,122/2008,159/2008,85/2010,47/2011,135/2011 и поврзани прописи по склучени Меѓународни договори за одбегнување на двојно оданочување)
- Цврста нарачка (за стока и услуга).
- Работен налог (за услуга) своерачно потпишана со цело име и презиме и краток потпис од примателот и давателот на услугата.
- Испратница (за стока) своерачно потпишана со цело име и презиме и краток потпис од примателот и добавувачот.
- Магацинска издатница/приемница потпишана своерачно со цело име и презиме и краток потпис од примателот и издавачот(за стока)
- Заверена ситуација (за работи)
Доколку се работи за сукцесивна набавка на стока фактурата со потпишана испратница се доставува редовно, а потоа приемите со образец ЕИ-8 се предаваат во Одделението за сметководство при Секторот за финансиско работење на МРТ.
II.1.2.) Реализација на влезни фактури од земјата и странство-стока, услуги и работи кои се иницирани од тековното работење на ЈП МРТ (договори за копродукции,лиценци,по Член 11 од ЗЈН и сл.)
Идентично како во точка II.1.1., но во прилог наместо копија од склучен договор по ЈН задолжително приложување на заверен договор, барање,извештај и сл.
II.1.3.) Проследување на влезни фактури
По целосното комплетирање на влезните фактури-истите со интерна доставна книга од Одделението за комерција се доставуваат до Одделението за финансии при Секторот за финансиско работење на ЈП МРТ.
Во Одделението за финансии фактурите се контролираат, даночно консолидираат, обременуваат според законските прописи на РМ. Се потврдува нивната исправност, се евидентираат во посебни спецификации и потоа истите со спецификација се доставуваат во Одделението за сметководство, каде електронски се ажурираат и складираат.
Одделението за финансии доставува идентична спецификација и до Одделението за план и реализација на буџети од каде се добива повратна информација за состојбата со планираните средства.
II.2.) Постапка за реализација на склучени договори помеѓу ЈП МРТ и надворешни правни или физички лица по разни основи, а по кои не следува последователно доставување на фактура
Договорите, спогодбите и сл. кои се изготвени во секторот за правни работи и човечки ресурси, задолжително во рок од 1 (еден) работен ден заверени во Архивата на ЈП МРТ од истата се доставуваат до Одделението за финасии при Секторот за финансиско работење на ЈП МРТ. Се обработуваат и проследуваат, како и влезните фактури по точка II.1.3.
II.3.) Исплата по доспеани долгувања
Одделенијата за сметководство и план и реализација на буџети заеднички го изготвуваат планот за плаќање, кој е на неделно, месечно и годишно ниво. Го доставуваат до надлежните надредени и неделниот парафиран план се доставува до Одделението за финансии каде се изготвуваат банкарски налози за исплата кои по потпишувањето од Работоводниот орган на ЈП МРТ се реализираат во Депонентните Банки.
По добивањето на извод од Депонентните Банки, Одделението за финансии со прилог на дополнителна документација по која се извршила исплатата на средства во рок од 1 (еден) работен ден истите ги доставува до Одделението за сметководство кое понатаму електронски ги ажурира и документира/складира.
II.4.) Постапки за ликвидирање на исплатени аванси по реферати од благајна
II.4.1.) Ликвидирање на аванси за емисии
Авансите ги подига асистент продуцент, продуцент или реализатор при побарувањата на средства за снимање на терен. При тоа задолжително е да се достави: калкулативна пресметка потпишана од уредник на емисија, уредник на редакција,одговорен уредник на сервис и Работоводен орган на ЈП МРТ.
Лицето кое подига аванс се обврзува во рок од 5 работни дена по завршувањето на проектот да достави трошоци поткрепени со валидна документација. Доколку не се почитува наведениот рок, на лицето задолжувач подигнатите парични средства ќе му бидат одбиени од неговиот личен доход во првата следна исплата на плата.
II.4.2.) Ликвидирање на аванси за други потреби
При подигање на аванси од благајна задолжителен е реферат/барање за подигање на парични средства потпишан од директен побарувач на средствата, негов непосреден надреден, Работоводен орган и лице кое ги подигнува средствата од благајната.
Задолжително е во рок од 10 (десет) работни дена лицето подигнувач на средствата истите мора да ги ликвидира со приложување на валидна документација -во спротивно истите ќе му бидат одбиени како во точка II.4.1.
II.4.3.) Ликвидирање на патни налози за службени патувања во земјата и странство
По одобрените патувања, согласно Упатството за вршење на службени патувања во ЈП МРТ ликвидирањето на истите ќе се врши на следниот начин
II.4.3.1.) Врз основа на патен налог за службено патување во земјата, потпишан од одговорен уредник или секторски раководител и Извршен директор, на работникот што патува му се исплатува соодветен аванс.
По извршеното патување, лицето кое патувало, патниот налог со сите сметки за направени трошоци при патувањето (задолжително и сметки за платен надомест на наплатни рампи-доколку при патувањето се користи сопствено или службено возило) одобрени со потпис од непосреден надреден во рок од 3 (три) работни дена по завршеното патување, задолжително мора да ги достави до референтот за ликвидирање. Референтот во рок од 2 (два) дена од доставувањето на документацијата го извршува ликвидирањето на патниот налог за службени патувања во земјата.
II.4.3.2.) По добивањето на решението за одобрено службено патување во странство потпишано согласно Упатството за вршење на службени патувања-референтот во Одделението за финансиски работи на работникот кој патува треба да му исплати аванс најдоцна еден ден пред патувањето.
По завршеното службено патување, работникот во рок од 5 (пет) работни дена треба да поднесе извештај за извршеното патување заедно со соодветната документација за направените трошоци. Извештајот треба да биде потпишан соодветно Упатството за вршење на службени патувања во ЈП МРТ.
Доколку во пропишаниот рок не се достави соодветна документација за ликвидирање на патниот налог до референтот во Одделението за финансии-подигнатиот аванс ќе биде на терет на лицето подигнувач, како во точка II.4.1. од овој правилник.
II.5.) Постапка за отпочнување изработка на плата за изминат месец
Секој раководител на одделение или уредник на редакција до својот непосредно надреден задолжително мора да достави листа за присутност за изминатиот месец најдоцна до 3 (трети) во тековниот месец. По извршената контрола и парафирањето до 5 (пети) во месецот, целосно средените списоци за редовност во прилог на кои се доставени и доспеаните боледувања, копии од службени патувања, копии од одобренија/решенија за користење годишен одмор се предаваат во Одделението за финасии при Секторот за финансиско работење на ЈП МРТ.
Во истиот период задолжително е доставување на извештај од Одделението за човечки ресурси при секторот за правни работи и човечки ресурси на ЈП МРТ до Одделението за финасии за состојбата со лица кои по било каков основ повеќе не се во редовен работен однос во ЈП МРТ. Исто така, во наведениот извештај е задолжително наведување на лица кои засновале редовен работен однос во ЈП МРТ.
II.6.) Постапка за изработување финасиски планови
Податоците за потребите од материјални добра и услуги кои им се неопходни за непречено одвивање на работните задолженија за следната календарска година задолжителни за изработка на финансиските планови на ЈП МРТ-одговорните уредници и секторските раководители табеларно во хартиена и дополнително во електронска форма на електронската адреса ги доставуваат до Одделението за планирање и реализација на буџет најдоцна до 15 септември во тековната година.
Напомена: Доколку до наведениот рок не бидат доставени потребните барања ќе се смета дека не постои никаква потреба од услуги и добра за непречено одвивање на работата во следната календарска година.
По добивањето на барањата и нивното прелиминарно разгледување и разврстување, Одделението за планирање и реализација на буџети најдоцна до 10 октомври во тековна година, доставува копија од истите со пропратна спецификација до Одделението за јавни набавки каде се дефинира Планот за ЈН за наредната година и истиот формулиран и работно организиран во хартиена и електронска форма како предлог се враќа во Одделението за планирање и реализација на буџети најдоцна до 01 ноември во тековна година.
Финансиските планови треба да бидат подготвени до 30 ноември во тековната година за наредната година, а најдоцна до 31 декември да бидат усвоени од Управен Одбор и од Советот на МРТ. Потоа истите се доставуваат согласно законот за радиодифузна дејност Член 133.
II.7.) Постапка за изготвување ИЗЛЕЗНИ ФАКТУРИ
Излезните фактури кои се по различни основи се изготвуваат во 3 (три) примерока во Одделението за финасии, но по предходно добиено барање преку Архивата на ЈП МРТ со целосно комплетирана пропратна документација (договори, извештаи, пресметки од секторот за логистика и сл.) Истите задолжително се потпишуваат односно парафираат од одделенскиот и секторскиот раководител-финансии, како и од Директорот на заеднички служби и администрација. При изработката на излезните фактури за продажба на рекламен простор - потпишува раководител на Сектор за маркетинг и промоција.
По потпишувањето, еден од примероците се испраќа до коминтентот-должникот, вториот примерок останува во предметното одделение, а третиот примерок со целосната пропратна документација, исто како и влезните фактури се проследува до одделенијата, како во точка II.1.3. од овој правилник
. II.8.) Барања за набаки
Барањата за набавки (прилог 3 на овој правилник) во текот на календарската година, вработените ги доставуваат до Сектор за ЈН и комерција при ЈП МРТ, истите во наведениот сектор се обработуваат и парафираат при тоа дефинирајќи начела по Закон за јавни набавки (Сл.весник 136/07,130/08,97/10,53/11,185/11,24/12). Барањата потоа се доставуваат до Одделение за план и реализација на буџети каде се одобруваат/неодобруваат средствата согласно финансиските планови и плановите за јавни набавки предвидени и усвоени за тековната година.
II.9.) Донации и спонзорства
По склучените договори за спонзорства и донации во Секторот за правни работи и човечки ресурси при ЈП МРТ, истите се проследуваат до Секторот за комерција и ЈН каде се постапува исто како во точка II.1.3. на овој правилник со тоа што влезниот документ кој е во прилог на предметниот договор е проформа фактура или валиден документ во кој е вметната сумата и е меродавен за утврдување на вредноста. На влезниот документ му претходи целосно запазена постапка согласно Законот за донации и спонзорства (Сл.весник 47/06,86/08,51/2011)
III.ЗАВРШНИ ОДРЕДБИ
I.1.Овој Правилник влегува во сила осмиот ден од денот на објавувањето на огласната табла на МРТ
Со донесувањето на овој Правилник престанува да важи ПРАВИЛНИКОТ ЗА ДВИЖЕЊЕ НА ФИНАНСИСКА ДОКУМЕНТАЦИЈА со бр.02-6997/1 од 03.11.2011 година
Управен одбор
Претседател
Дарко Стефановски